La contabilidad y los programas de contabilidad suelen ser aspectos de tu negocio en el que preferirías no pensar.
Pero aun así, si quieres comenzar a ganar dinero en línea, es algo con lo que tendrás que lidiar.
Un buen programa de contabilidad puede traducir el mundo de las finanzas empresariales de números incomprensibles a informes reales sobre la salud de tu empresa.
Para asegurarte de que puedes detectar una manzana podrida cuando la veas, te explicaremos todos los aspectos esenciales que deben tener los programas de contabilidad.
Qué buscar en los programas de contabilidad
Cuando se trata de contabilidad para pequeñas empresas, quieres buscar una plataforma que te ofrezca todas las herramientas de contabilidad que necesitas en tu día a día.
Lo que se considera esencial puede diferir de un campo a otro, pero hay algunas características que casi todas las empresas necesitan, sin importar el nicho.
Los mejores programas de contabilidad deberían hacer al menos estas cosas:
- Realizar un seguimiento del dinero que entra y sale. Quieres saber lo que te deben los clientes y lo que le debes a los posibles proveedores u otros socios.
- Soporte de pasarela de pago. La mayoría de las empresas en línea confían en una pasarela de pago de terceros para procesar los pagos de los pedidos.
- Integración bancaria. Probablemente no guardes tu dinero debajo de la almohada y es por eso que el mejor software de contabilidad viene con una amplia gama de integraciones bancarias.
- Acceso contable. A menos que estés haciendo tu propia contabilidad, tu software de contabilidad debe permitirle a tu contador acceder y ver tus datos financieros.
- Automatización. La mayoría de nosotros preferiría introducir la menor cantidad de datos manual posible, así que haz que tu software de contabilidad haga el trabajo.
- Disposición fiscal. Especialmente si vendes productos y servicios que tienen diferentes tasas impositivas, debes asegurarte de que tu software de contabilidad pueda encargarse de la preparación y presentación de informes de impuestos de principio a fin.
- Informes. Dado que el objetivo principal de los programas de contabilidad es ayudarte a comprender la salud financiera de tu empresa, elige uno que proporcione el tipo correcto de informes.
Para comprender mejor lo que necesita de sus necesidades de software de contabilidad, comience por intentar responder estas preguntas:
- ¿Cuántos clientes tienes actualmente? ¿Cuántos pretendes tener en 2 años?
- ¿Cómo está cobrando los pagos de sus clientes? ¿Utiliza solo una pasarela de pago o varias opciones (transferencia bancaria, tarjeta bancaria y de crédito, etc.)?
- ¿Cuánto puede permitirse pagar?
- ¿Está buscando pagar una tarifa única por una licencia de software o está dispuesto a comprometerse con una suscripción mensual?
- ¿Cuánto tiempo está dispuesto a dedicar a las tareas de contabilidad cada semana? ¿Está buscando automatizar tanto como sea posible o necesitará analizar varios informes y pronósticos con frecuencia?
También es importante hablar con su contador o contable sobre el tipo de software de contabilidad que recomendaría.
No hay nada peor que comprar una costosa suscripción anual por algo que realmente no necesitas.
Por lo tanto, para iniciar su búsqueda, hemos preseleccionado nuestras mejores opciones para el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas.
QuickBooks Online es uno de los mejores programas de contabilidad para pequeñas empresas y por una buena razón.
Tanto los dueños de negocios como los contadores elogian esta herramienta fácil de usar que hace casi cualquier cosa que te puedas imaginar.
QuickBooks Online es un software de contabilidad basado en la nube que te permite hacerte cargo de la facturación, gastos comerciales e impuestos sobre las ventas al tiempo que ofreces soporte para múltiples dispositivos.
La plataforma estima que les ahorra a los propietarios de pequeñas empresas hasta 40 horas cada mes cuando se trata de tareas relacionadas con la contabilidad de pequeñas empresas; eso es el trabajo de una semana completa.
La mayoría de las pequeñas empresas optan por QuickBooks debido a su interfaz fácil de usar y, debido a su popularidad, los contadores también están muy familiarizados con el software.
Los planes premium también te permiten administrar y pagar facturas, procesar transacciones en múltiples monedas y generar cotizaciones de ventas y órdenes de compra. Y si necesitas ayuda para monitorear tu inventario o la rentabilidad, QuickBooks te respalda.
Puedes comenzar con este potente software de contabilidad por 7,5€ al mes, pero está atento a los descuentos y las campañas; a veces, puedes ahorrar hasta un 50%.
Perfecto para: pequeñas empresas con ingresos mensuales constantes
Zoho Books ha existido por un tiempo, 10 años, para ser precisos.
Y en ese tiempo, se consolidó como uno de los principales contendientes por el título del mejor software de contabilidad.
Zoho Books se denomina a sí misma como la plataforma de contabilidad de un extremo a otro con opciones sencillas de colaboración e integración.
Puedes administrar tu flujo de caja, vigilar tu inventario y conectar tus cuentas bancarias a la herramienta. De esta manera no tendrás que preocuparte por una discrepancia entre tu software de contabilidad y los números de la cuenta bancaria.
Dado que Zoho Books también ofrece contabilidad en la nube, puedes verificar fácilmente el estado de tu negocio sobre la marcha. Con una aplicación móvil para dispositivos iOS y Android, el seguimiento de gastos no podría ser más sencillo.
Las otras características de la herramienta incluyen seguimiento del tiempo, funcionalidad de contacto e informes extensos.
La interfaz de usuario intuitiva hace que este software de contabilidad sea adecuado para el propietario de una pequeña empresa novato: no te perderás en el mundo de la contabilidad, los ingresos y los gastos de doble entrada.
Y luego está el precio, es claramente uno de los mejores puntos de venta de Zoho Books, ya que puedes comenzar por solo 7,38€ por organización por mes, lo que permite el acceso a dos usuarios.
Perfecto para: propietarios de pequeñas empresas por primera vez
Si has oído hablar de QuickBooks Online, probablemente también hayas oído hablar de su homónimo virtual FreshBooks.
Como otro ejemplo de programas de contabilidad en línea de primer nivel, está diseñado teniendo en cuenta las necesidades de contabilidad de las pequeñas empresas.
FreshBooks ofrece un software de contabilidad integral para freelancers o autónomos, pero también tiene paquetes personalizados para pequeñas empresas con empleados y contratistas.
Al igual que muchas otras empresas de programas de contabilidad, FreshBooks ofrece varias funciones:
- Facturación.
- Seguimiento de ingresos y gastos.
- Seguimiento del tiempo.
- Conciliación bancaria.
- Procesamiento de pagos.
Con el objetivo de ser las verdaderas soluciones todo en uno, FreshBooks también ofrece varias herramientas de gestión de proyectos, desde el intercambio de archivos hasta la colaboración en tiempo real dentro de los equipos.
Esto significa que no tendrás que preocuparte por cambiar tu programa de contabilidad en el momento en que tu negocio comience a crecer; en cambio, FreshBooks crece contigo.
Y dado que los planes comienzan desde 3.69€ por mes (si tienes 5 clientes facturables o menos), FreshBooks es una de esas opciones de contabilidad que es fácil de probar sin grandes compromisos iniciales.
Perfecto para: freelancers o autónomos, pequeñas empresas con empleados y/o contratistas.
¿Estás buscando un software de contabilidad que no arruine el banco?
Deberías considerar Wave Accounting. Es sin duda la mejor opción de programa de contabilidad para un propietario único o freelancer.
El seguimiento de las cuentas por pagar y tus gastos comerciales es completamente gratuito con Wave. De hecho, también puedes crear facturas e informes sin costos adicionales.
Es sin duda la mejor opción para cualquiera que busque programas de contabilidad básicos que hagan el trabajo mientras tú haces crecer tu negocio.
Solo pagas la nómina y el procesamiento de pagos cuando los necesitas, lo que significa que no hay costos adicionales por servicios o funciones que no usas.
Wave Accounting solo cobra una pequeña tarifa de transacción en los pagos procesados y admite las principales tarjetas de crédito y transferencias bancarias como métodos de pago.
También puedes utilizar Wave para el procesamiento de nóminas para pagos de empleados, contratistas y otros socios comerciales externos en minutos.
Tus empleados pueden acceder de forma segura a tu información de nómina y formularios W-2 a través de tu propio portal Wave y actualizar los datos bancarios y de contacto según sea necesario.
Como Wave es esencialmente un software gratuito de contabilidad, si estás manejando una pequeña empresa, definitivamente es un excelente software de contabilidad en línea a considerar.
Perfecto para: la pequeña empresa que se preocupa por el presupuesto
Xero es un software de contabilidad basado en la nube moderno e integral para pequeñas empresas.
Pero lo que lo hace especial es el compromiso con la experiencia del usuario y su profundo conocimiento de las necesidades contables de una pequeña empresa.
Con Xero, no solo obtendrás lo básico (seguimiento de ingresos y gastos, informes de flujo de efectivo y la capacidad de enviar facturas); obtendrás todas las herramientas que necesitas para tomar buenas decisiones comerciales basadas en datos, no conjeturas.
Las características del software incluyen integraciones de terceros, conciliación bancaria, seguimiento de inventario y listas de contactos, lo que significa que básicamente tienes todo lo que necesitas en un software de gestión empresarial.
Y lo que es más, dado que Xero ofrece oportunidades de asociación para contables, es probable que tu contador también conozca el software.
Puedes comenzar con Xero por 16.40€ por mes y enviar hasta 20 facturas y cotizaciones cada mes.
La reclamación de gastos y el seguimiento de proyectos añaden algunos euros adicionales a tu plan por mes, si eliges usar cualquiera de los dos.
Perfecto para: la mayoría de las pequeñas empresas
SAP Business One es un poco diferente de todos los demás programas de contabilidad de nuestra lista.
En lugar de ofrecer meras soluciones de contabilidad, SAP One se centra en un paquete completo de software de gestión.
Como software de planificación de recursos empresariales (ERP), SAP One es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan programas que vaya más allá de la contabilidad y la gestión de inventario.
Algunas de las características contables más notables de SAP One incluyen la conciliación bancaria y la facturación, la gestión de activos y el control financiero general.
El software también combina la relación con el cliente y la gestión de ventas y marketing, lo que significa que puedes optimizar tus operaciones comerciales en una plataforma.
SAP One es definitivamente una pieza de software para una empresa que está creciendo y necesita migrar a una herramienta personalizada que satisfaga las necesidades de varios departamentos.
Dado que la herramienta se adapta a las necesidades únicas de cada negocio, los precios solo están disponibles a pedido. Si estás interesado en obtener más información, vale la pena ponerse en contacto con tu representante local de SAP One.
Perfecto para: pequeñas y medianas empresas
Sage Business Cloud Accounting de Sage Intacct tiene como objetivo darte el control de tu contabilidad.
Su plan básico es un software de contabilidad ideal para pequeñas empresas que necesitan una herramienta rápida y fácil de usar.
Sage viene con todas las funciones básicas de contabilidad, desde la facturación hasta la integración de la cuenta bancaria, todo por 10€ por mes.
Y si necesitas un poco más, por 20€ al mes, puedes usar la herramienta inteligente de ingreso automático para realizar un seguimiento de los gastos y aprovechar al máximo las capacidades de informes de Sage.
El plan básico no te brinda herramientas para ayudarte a administrar tu inventario, pero en lo que respecta al software de contabilidad para pequeñas empresas, Sage es una opción segura.
Su función de entrada automática es particularmente impresionante: gracias a la aplicación móvil, puedes escanear todas tus facturas y recibos con facilidad.
Se agregan a tu contabilidad automáticamente, lo que significa que los días de la entrada manual de datos han quedado atrás.
Y la mejor parte es que la empresa ofrece otras opciones de software para pequeñas y medianas empresas, lo que significa que puedes integrar fácilmente el software Sage Business Cloud Accounting en opciones de RR.HH. y CRM.
Perfecto para: pequeñas y medianas empresas
De acuerdo, esta vez es posible que estés buscando el mejor software de contabilidad hasta el momento (lo siento, QuickBooks).
Kashoo se califica a sí mismo como el software de contabilidad más simple del mundo y cumple de manera impresionante su promesa.
La herramienta de contabilidad clasifica automáticamente tus gastos y las facturas inteligentes permiten a tus clientes pagarte directamente a través de la propia factura.
Y la herramienta cuenta con informes y conocimientos impresionantes para ayudarte a tomar decisiones más inteligentes.
Dado que todos los informes están en tiempo real, significa que sabrás en cualquier momento cómo le está yendo a tu negocio financieramente.
Kashoo también mantiene sus precios razonables: sin límites de usuario, puedes comenzar por 13.65€ por mes.
O bien, haz uso de la prueba gratuita de 14 días y ve lo que piensan de la herramienta antes de comprometerte.
Es la elección de software perfecta para una pequeña puesta en marcha que necesita cubrir los conceptos básicos en piloto automático.
Perfecto para: freelancers o autónomos y pequeñas empresas con un equipo reducido
Si bien Expensify no es un software de contabilidad para pequeñas empresas en toda regla, es sorprendente cuando se trata de gastos comerciales.
Este software está destinado a los freelancers o autónomos y los equipos en la carretera, que normalmente se ocupan de una montaña de facturas y recibos.
Dado que la tarjeta de crédito Expensify está vinculada a la aplicación móvil, cada vez que realizas un pago con tu tarjeta, se crea una entrada para Expensify.
Y en cuanto a los recibos: todo lo que necesitas hacer es usar la cámara de tu teléfono para escanearlos y agregarlos a las transacciones correspondientes.
La mejor parte es que los administradores pueden crear flujos de aprobación automáticos, lo que significa que tipos particulares de transacciones (por ejemplo, pedidos de alimentos y bebidas por debajo de 10€) se aprueban automáticamente.
Expensify también se sincroniza fácilmente con varias opciones de programas de contabilidad, lo que significa que todos los gastos comerciales de las cuentas de la tarjeta de crédito Expensify se incluyen automáticamente en tu contabilidad.
Tanto los equipos como los freelancers pueden comenzar por 4.09€ por mes por usuario y las corporaciones más grandes pueden hacer uso del plan Control con integraciones de RR.HH. y ERP por 7.38€ por mes por usuario.
Perfecto para: freelancers y empresas más grandes
FreeAgent se comercializa a sí mismo como un software de contabilidad basado en la nube fácil de usar para propietarios de pequeñas empresas y freelancers.
Algunas de las características más notables incluyen estimaciones y facturación, seguimiento de gastos, seguimiento del tiempo, acceso al panel de control, cuentas bancarias e integración bancaria y gestión de proyectos.
FreeAgent incluso se hace cargo del impuesto sobre las ventas, lo que significa que todo lo que necesitas hacer es configurarlo y olvidarlo.
Si alguna vez necesitas verificar cuánto de un tipo particular de impuesto sobre las ventas has facturado, hay una útil herramienta de informes lista para ayudarte.
Llegaríamos a decir que FreeAgent es una de las mejores piezas de software de contabilidad para pequeñas empresas: las herramientas se han creado pensando en el usuario y se han eliminado todas las funciones innecesarias.
Esto significa que no encontrarás software de gestión de inventario a nivel de almacén dentro de tu aplicación de contabilidad. En su lugar, puedes concentrarte en tomar decisiones basadas en los datos financieros de tu empresa.
Y las reseñas de productos también son impresionantes: los usuarios generalmente elogian la facilidad de uso y notan cómo el software les ha ahorrado mucho dinero en los primeros meses.
Con FreeAgent solo pagas un precio fijo de 29€ por mes , aunque la mayoría de los usuarios nuevos obtienen los primeros 6 meses a mitad de precio.
Pero si no estás seguro, puedes usar la prueba gratuita de 30 días para verificar esta aplicación de contabilidad en línea.
Perfecto para: pequeñas empresas sin necesidad de gestión de inventario
¿Estás harto de los programas de contabilidad complicados?
LessAccounting podría ser el mejor software para ti si buscas una opción fácil y simple.
Con esta herramienta puedes encargarte de las tareas contables básicas como la creación de propuestas, enviar facturas y monitorear tus estados, subcontratar tu contabilidad y preparar tus libros para la presentación de impuestos en cuestión de minutos.
Y dado que LessAccounting está completamente basado en un navegador, no tendrás que preocuparte por descargar ningún software complicado en tu computadora.
La mejor parte es que si eres un emprendedor con un puñado de clientes que facturar cada mes, puedes empezar a usar LessAccounting gratis.
No estarás limitado por una cierta cantidad de usuarios y puedes aceptar pagos a través de PayPal, Stripe y Square.
Para los freelancers y propietarios de pequeñas empresas que buscan el paquete completo, espera pagar 19.68€ por mes.
Y si es un equipo o una empresa de rápido crecimiento, no busques más de 29.51€ por mes.
Perfecto para: propietarios de pequeñas empresas y emprendedores nuevos
No siempre es fácil comprender qué tipo de programas de contabilidad se adapta mejor a las pequeñas empresas.
Especialmente si recién estás comenzando. Afortunadamente, ZipBooks se cotiza a sí mismo en sus herramientas de informes y análisis, y promete ayudarte a ser más inteligente en lo que respecta a tu negocio y tus finanzas.
Como la mayoría del software de contabilidad mencionado anteriormente, ZipBooks también ofrece buenas herramientas básicas de facturación y contabilidad para mantener tu negocio funcionando día a día.
Pero lo que realmente importa con este software de contabilidad es el análisis y la inteligencia.
ZipBooks tiene herramientas de análisis incorporadas que te ayudan a evaluar y comprender qué tan saludable es tu flujo de dinero y qué tan bien le está yendo a tu negocio.
Desde un puntaje de salud empresarial inteligente hasta el aprendizaje automático y el puntaje de calidad de las facturas, ZipBooks tiene como objetivo ayudar a las pequeñas empresas a crecer y escalar de manera sostenible.
La mejor parte debe ser la búsqueda inteligente: en lugar de tener que revisar los extractos bancarios, el panel ZipBook reúne todas las consultas relacionadas con una ingeniosa función de búsqueda.
Para aquellos que solo necesitan facturación e informes básicos, pueden comenzar con ZipBooks de forma gratuita. Pero las pequeñas empresas ávidas de datos optan mejor por el plan más inteligente o sofisticado, a partir de 12.30€ y 28.71€ por mes, respectivamente.
Perfecto para: pequeñas empresas que buscan un crecimiento serio
Plooto (nombre sin duda inspirado en el propio planeta) promete ser tu misión de control para todas las cuentas por pagar y por cobrar.
En lugar de ser un software de contabilidad, Plooto es una plataforma de gestión de pagos como ninguna otra.
Puedes usarlo para pagar tanto a clientes nacionales como internacionales, así como recibir pagos tanto desde casa como desde fuera.
Dado que el software se sincroniza con tu software de contabilidad, no tendrás que preocuparte por la entrada manual de datos. Además, la herramienta ofrece a los clientes varias opciones de pago, lo que convierte a Plooto en un equipo versátil y ágil para agregar a tu arsenal contable.
Plooto también ofrece integraciones con Xero y QuickBooks, por lo que si ya estás utilizando cualquiera de ellos, vas a configurar la aplicación en muy poco tiempo.
Tampoco es una opción de pago costosa: puedes comenzar por 20.51€ por mes, independientemente de si es una empresa o eres contador.
Si tienes un negocio en línea, la implementación de Plooto es imprescindible.
Perfecto para: freelancers y pequeños eCommerce con clientes internacionales
ScaleFactor tiene una propuesta ligeramente diferente los programas de contabilidad de esta lista. Se enorgullece de ser un software de contabilidad, hecho por contadores para pequeñas empresas.
Su objetivo es aliviar a los dueños de negocios de las difíciles y laboriosas tareas de contabilidad. Y gracias a sus integraciones de Xero y QuickBooks, ScaleFactor ha demostrado ser un gran éxito cuando se trata de software para pequeñas empresas.
La herramienta administra y clasifica transacciones, actualiza el libro mayor, administra los gastos y la nómina y se asegura de que las facturas siempre se paguen a tiempo.
ScaleFactor incluso se puede utilizar para generar estados de ganancias y pérdidas y preparaciones de balances. En resumen, es un software que se asegura de que estés a prueba de balas cuando llegue el momento de los impuestos.
No podrás usar ScaleFactor para la administración de inventario o para enviar facturas, pero si ya estás usando otro software como QuickBooks o Xero, ScaleFactor promete llevar tu contabilidad a otro nivel.
Puedes comenzar a usar ScaleFactor por poco más de 24,61€ por mes si optas por un plan anual. El plan Principal cuesta 327,30€ por todo el año y 450.35€ para las empresas que necesitan una revisión de AP/AR e informes además de todo.
Perfecto para: todas las empresas que buscan escalar
PlanGuru es un software de presupuestación empresarial que tiene como objetivo ayudar a las empresas a planificar mejor al comprender mejor las finanzas comerciales.
La herramienta facilita la visualización de datos financieros, la creación de pronósticos y el uso de informes para la planificación estratégica.
Al ofrecer planes de escritorio y basados en la nube, PlanGuru es un gran compañero para las empresas de rápido crecimiento que necesitan comprender rápidamente grandes cantidades de datos.
Dado que la herramienta viene con las opciones de importación de QuickBooks, QuickBooks Online, Xero y Excel, tampoco tendrás que preocuparte por el gasto de software adicional.
PlanGuru viene con más de 20 herramientas de pronóstico que facilitan la creación de pronósticos para tu estado de resultados, balance general y estados de flujo de dinero basados en datos de años anteriores.
La herramienta tiene como objetivo hacer que el análisis financiero sea rápido y fácil para que las empresas puedan estar preparadas para cualquier cosa.
Puedes probar PlanGuru de forma gratuita y con la garantía de devolución de dinero de 30 días, invertir 81.21€ por mes definitivamente se siente como una apuesta segura.
Lo más probable es que con la inteligencia empresarial que proporciona PlanGuru, el software se amortice en poco tiempo.
Perfecto para: empresas establecidas y en constante crecimiento
¿Qué programas de contabilidad son mejore para las pequeñas empresas?
Cuando buscas el mejor software de contabilidad para tu negocio, primero debe comprender lo que estás buscando en sus herramientas de contabilidad.
¿Necesitas ayuda para seguir a tus clientes por pagos? Entonces, tu empresa se beneficiaría de un software de contabilidad que programa y envía recordatorios de pago automáticamente.
¿O estás buscando una herramienta que te ayude a crear informes que te ayuden en la toma de decisiones? En ese caso, no es bueno optar por un software que ofrece solo un tablero básico para el dinero que entra y sale.
Si ya tienes un contador, es una buena práctica preguntarle qué software recomendaría y cuál usaría en tu lugar.
Después de todo, lo más probable es que tu contador presente tus impuestos mucho más rápido con una herramienta que conocen de adentro hacia afuera.
Para guiarte en la dirección correcta, aquí están nuestras selecciones para el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas:
- Mejor en general. QuickBooks ha sido el estándar de la industria durante un tiempo y es comprensible con su buena variedad de funciones disponibles y su precio asequible.
- Mejor gratis. Wave es la herramienta de referencia para freelancers de pequeña escala que buscan un servicio de contabilidad básico y gratuito.
- Más fácil de usar. Kashoo es simple, intuitivo y una excelente opción para el propietario de una pequeña empresa que busca un software de contabilidad comprensible.
- Lo mejor para freelancers. FreeAgent ofrece todas las funciones que podría necesitar una empresa unipersonal.
- Mejor relación calidad-precio. Xero está repleto de excelentes funciones, pero cuesta menos que muchos otros proveedores.
- Lo mejor para el eCommerce. QuickBooks te respalda si tienes una tienda en línea, lo que facilita la administración tanto del inventario como de los pagos pendientes de los clientes.
- Mención de honor. ScaleFactor es una compra obligada si realmente quieres hacer crecer tu negocio, gracias a sus numerosas funciones de automatización.
El software de contabilidad debe ser tu aliado, no tu enemigo
Nadie se emociona cuando llega la hora de presentar los impuestos.
Pero como propietario de un negocio, debes tomarte la contabilidad en serio.
Cuando se hace correctamente, comprender lo que realmente representan los números puede ayudarte a maniobrar cuando te enfrentes a una circunstancia inesperada.
Los buenos programas de contabilidad te ayudan a identificar qué productos o servicios están causando que pierdas dinero para que puedas construir un negocio sostenible y escalable.